L'une de nos tutrices HSP (coordinatrices du programme), Jessica, partage ses tâches avec vous dans ce blog.

Les responsabilités typiques d'un tuteur HSP de l'ISI Dublin

RESPONSABILITÉS DU TUTEUR

• Contrôler le bien-être, les progrès et le comportement de l'étudiant pendant la durée du programme.
• Assurer la liaison entre les écoles, les partenaires, les familles d'accueil et les étudiants.
• Aider les étudiants à se rendre à leurs rendez-vous à l'hôpital, chez le dentiste ou le kinésithérapeute.
• Organiser le placement en famille d'accueil et les transferts nécessaires pour les arrivées et les départs à l'aéroport.
• Organiser des programmes sociaux pour les pauses à mi-parcours.
• Aider les étudiants à résoudre les problèmes qui peuvent survenir au cours de leur séjour.
• Assister aux réunions parents-enseignants de l'école et envoyer un retour d'information aux partenaires de l'élève.
• Envoyer des rapports mensuels décrivant les progrès des élèves et tout autre commentaire nécessaire.

UN MOIS TYPIQUE

Je prends des nouvelles de mes étudiants au début de chaque semaine pour savoir comment s'est passé leur week-end et comment tout se passe. Les étudiants viennent à l'ISI au moins une fois par mois et nous avons une réunion mensuelle. C'est une excellente occasion pour les étudiants de poser des questions et de faire savoir à leur coordinateur comment ils trouvent le programme. Je suis fréquemment en contact avec les partenaires des étudiants pour les tenir au courant de leurs progrès. Je suis également en contact avec leurs écoles pour recevoir les bulletins scolaires et assister aux réunions parents-professeurs. Nous envoyons des rapports mensuels aux partenaires des élèves afin de les informer de leurs progrès. Nous aidons également les étudiants à se rendre à leurs rendez-vous chez le médecin, le dentiste ou à l'hôpital. Notre équipe organise des programmes sociaux pour les vacances de mi-session et des journées d'orientation pour les nouveaux étudiants.

TRAITER LES DEMANDES DE RENSEIGNEMENTS QUOTIDIENNES

Les demandes de renseignements et les requêtes des étudiants sont prises au sérieux et nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour donner une réponse à l'étudiant dans les meilleurs délais. Nous communiquons généralement toute demande à nos partenaires pour les tenir informés et nous travaillons ensemble pour trouver une solution qui satisfasse l'étudiant et ses parents.

Les étudiants peuvent contacter leur coordinateur à tout moment sur WhatsApp. Les coordinateurs contactent aussi fréquemment leurs étudiants pour prendre de leurs nouvelles et voir comment tout se passe à l'école et dans leur famille d'accueil.

Les tâches administratives représentent une part importante du rôle d'un coordinateur HSP. Nous envoyons des rapports mensuels sur les progrès des étudiants, nous envoyons quotidiennement des courriels aux partenaires et aux écoles, nous organisons les transferts pour les vols de départ et d'arrivée des étudiants. Nous créons également des bulletins d'information hebdomadaires et des blogs d'étudiants.

GÉRER LES PROBLÈMES INATTENDUS

En cas de problème ou de difficulté inattendue pendant la journée, les étudiants peuvent contacter leur coordinateur et nous ferons tout notre possible pour résoudre le problème. Si quelque chose se produit en dehors de nos heures de travail, les étudiants peuvent appeler le numéro d'urgence et la personne au bout du fil fera ce qu'elle peut pour aider et soutenir l'étudiant. Tous les étudiants reçoivent le numéro de leur coordinateur et le numéro d'urgence lors de la journée d'orientation, à leur arrivée en Irlande.

DES CONTRÔLES HEBDOMADAIRES ET MENSUELS

Je prends régulièrement des nouvelles de mes étudiants au cours de la semaine pour voir comment les choses se passent. Tous les étudiants viennent à l'ISI pour leur réunion mensuelle avec leur coordinateur. Cela permet à l'étudiant de communiquer tout ce qui peut le gêner ou de partager ses expériences jusqu'à présent. Beaucoup d'étudiants viennent aux cours d'anglais à l'ISI le mercredi, c'est donc une bonne occasion pour eux de se rencontrer.

LA COMMUNICATION AVEC LES PARENTS ET LES PARTENAIRES

Je m'assure toujours de gérer la communication et la coordination avec les partenaires de manière calme et professionnelle. Il est toujours important de prendre en considération les opinions des partenaires et d'envisager les situations du point de vue de l'élève.

LE SUIVI DES PROGRÈS DES ÉLÈVES

Les progrès des étudiants sont suivis par leur coordinateur, leur tuteur scolaire et leur famille d'accueil. Si un problème survient, nous nous assurons de suivre l'étudiant de près et de veiller à ce qu'il soit résolu. Nous informons toujours les partenaires de toutes les situations afin qu'ils puissent informer les parents des étudiants.

COLLABORATION AVEC L'ÉCOLE ET LES ENSEIGNANTS

Les coordinateurs collaborent avec les directeurs d'école et les enseignants pour s'assurer que les élèves s'intègrent et progressent bien à l'école. Si nous avons des inquiétudes concernant le comportement ou le bien-être des élèves, nous nous assurons d'en parler à leur école. Nous utilisons également l'application de leur école pour contrôler leur assiduité. Nous communiquons également avec les professeurs d'anglais de l'ISI pour voir comment les étudiants progressent en anglais.

L'ASPECT LE PLUS AGRÉABLE

Dans le cadre de mon rôle de coordinatrice du programme HSP, j'aime beaucoup être témoin de la croissance et des progrès de mes étudiants. Lorsque les étudiants arrivent pour la journée d'orientation à l'ISI le premier jour, ils sont généralement hors de leur zone de confort, leur maison leur manque et parfois ils ne connaissent personne d'autre dans le programme. Il est toujours très agréable de voir à quelle vitesse les étudiants s'intègrent et se font des amis. À la fin du programme, il est très gratifiant de voir à quel point l'étudiant a gagné en confiance, a amélioré son anglais et s'est fait des amis formidables et des souvenirs étonnants.

Le programme High School d'ISI a été lancé en 2001 et, depuis lors, nous nous efforçons d'offrir à nos étudiants le plus haut niveau d'attention et d'encadrement. Nous avons remporté le prestigieux prix Study Travel English Language School Europe Award à quatre reprises, en 2014, 2016, 2018 et 2020/2021. L'ISI est devenu un membre fondateur de l'Association of Guardianship Providers in Ireland (AGPI) en 2016, ce qui témoigne de notre détermination à respecter les normes les plus strictes en matière de tutelle des étudiants.